Nell’immaginario collettivo l’organizzatore di eventi è una figura professionale che sceglie la disposizione degli ospiti sui tavoli di un ristorante per un matrimonio. In realtà l’event planner è molto di più perché si occupa di gestire e pianificare tutte le attività che portano alla realizzazione di un evento, che sia esso privato o pubblico. Oltre a curare i rapporti con lo staff di cui dispone e con i fornitori l’event planner si occupa di organizzare l’area comunicativa che, quindi, comprende anche le strategie di marketing. Questo significa che il settore dell’organizzazione eventi è strettamente correlato al marketing digitale e tradizionale e in questo approfondimento vedremo come.
Marketing degli eventi: cos’è e di cosa si occupa?
Si parla di event marketing quando si fa riferimento all’insieme delle attività di pianificazione di un evento con lo scopo di promuovere marchi, brand, prodotti o servizi. Gli eventi possono essere offline oppure online e possono essere organizzati da un’agenzia esterna o da chi ha intenzione di sfruttare l’evento con finalità di marketing. Quindi per event marketing intendiamo tutte quelle strategie che hanno una finalità di guadagno visto che gli eventi sono motivo di vantaggio per chi organizza, per gli ospiti e per tutte le relazioni coinvolte come sponsor, fornitori e partecipanti.
Le possibilità dell’event marketing
L’event marketing è conosciuto e apprezzato per la flessibilità e la versatilità che offre con profitti e guadagni non solo economici ma anche in termini di immagini. Per far sì che le strategie di event marketing si rivelino efficaci è necessario lavorare parallelamente su tre fronti:
-organizzazione pura dell’evento;
-relazioni e rapporti con fornitori, partner, sponsor e ospiti
-comunicazione dell’evento.
Organizzazione pura e altre attività
Nel primo caso ci riferiamo a tutto ciò che è necessario organizzare per arrivare alla data dell’evento e quindi riguarda la location, i sistemi di accesso, il personale ecc… Poi ci sono fa gestire i rapporti con tutte le persone che avranno a che fare con l’evento in qualche modo, che siano esse fornitori o ospiti dell’evento. Infine c’è tutta la parte comunicativa che riguarda la promozione, la realizzazione di contenuti visuali, la stampa di flyer e locandine ecc..
Ogni evento si organizza in modo diverso
Esistono varie tipologie di eventi che, grossomodo, sono i seguenti: conferenze, fiere, seminari, tavole rotonde, le vendite temporanee, le inaugurazioni ecc.. Poi ci sono tutti gli eventi privati che possono essere matrimoni, battesimi, feste di pensionamento e molto altro ancora. Ogni evento viene organizzato seguendo specifiche regole e consuetudini anche se tutti hanno esigenze di pianificazione differenti. Quindi la capacità di chi lavora in questo settore riguarda anche la versatilità delle competenze e la flessibilità mentale ad aprirsi a sfide sempre nuove, anche se complesse. Infine non bisogna dimenticare il ruolo rilevante che esercita il Covid-19 in questo particolare settore che ne è uscito drammaticamente colpito. L’event marketing oggi deve anche dare il buon esempio e lavorare anche con l’obiettivo prioritario della sicurezza, per la quale sarà necessario investire sempre nuove risorse.
